Teams, SharePoint, le courriel, Excel et Power BI font déjà partie du travail, mais les gens déplacent encore l’information manuellement entre ces outils.
L’ERP ou la plateforme de projet gère mal une demande, une approbation ou un processus à l’échelle de l’entreprise.
L’information existe, mais les équipes la copient et la reconstruisent avant chaque revue de gestion.
Les licences sont déjà payées, mais personne n’est responsable des solutions, des normes ou du soutien continu.
SharePoint stocke et contrôle l’information de l’entreprise et des projets. Teams offre un endroit pratique pour travailler avec cette information. Nous organisons les sites, les bibliothèques, les accès et les canaux selon le fonctionnement réel de l’entreprise.
Utiliser la même structure éprouvée pour les projets et les fonctions de l’entreprise au lieu de laisser chaque équipe créer la sienne.
Appliquer les bons libellés, versions, statuts, accès et règles de conservation à l’information qui doit être contrôlée.
Séparer le travail interne, la collaboration avec des parties externes et les documents émis, avec des règles d’accès claires.
Créer des espaces reproductibles selon le type de projet, la région, le contrat et le niveau de risque.
Nommer qui crée, gère, révise, archive et ferme chaque site ou espace de travail.
Une application Power Apps peut aider lorsque les gens ont besoin d’une façon simple de soumettre, réviser ou mettre à jour de l’information structurée. Nous n’en construisons pas lorsqu’une fonction standard de l’ERP, de la plateforme de projet ou de Microsoft 365 fait déjà le travail.
Recueillir l’information et les pièces jointes nécessaires pour réviser une demande sans courir après les éléments manquants.
Montrer à chaque personne seulement les dossiers, les décisions et les prochaines actions nécessaires à son rôle.
Faciliter la saisie, près du travail, de certaines observations, quantités, difficultés ou approbations par les équipes de chantier.
Afficher clairement les exceptions, exiger les bons renseignements justificatifs et les envoyer à la personne responsable de la décision.
Donner aux responsables de processus une façon pratique de tenir à jour les listes, les règles et les statuts sans attendre un développeur.
L’automatisation doit accélérer un travail bien défini. Elle ne doit jamais cacher une décision floue. Chaque processus automatisé a besoin d’un responsable, d’erreurs visibles et d’une façon de terminer le travail manuellement en cas d’échec.
Acheminer les demandes complètes au bon réviseur
Envoyer des rappels selon une date et une priorité convenues
Escalader les exceptions lorsqu’un seuil de décision est atteint
Mettre à jour le statut après un événement contrôlé
Consigner les échecs, alerter un responsable et permettre la reprise
Le tableau de bord vient en dernier. Nous définissons d’abord la décision, la mesure, la source de l’information, la fréquence de mise à jour et la personne responsable de son exactitude.
La décision d’abord : Chaque page répond à une question sur laquelle un dirigeant de projet ou d’entreprise doit agir.
Mesures définies : Le calcul, le moment, les inclusions et les exceptions sont documentés et pris en charge.
Information traçable : Un dirigeant peut passer du sommaire au dossier de projet ou financier qui le soutient.
Problèmes de données visibles : L’information manquante, en retard ou invalide est montrée au lieu d’être exclue silencieusement.
Fréquence utile : Les rapports sont mis à jour lorsque la décision l’exige, pas simplement aussi souvent que la technologie le permet.
Nous partons de l’événement d’affaires et du système responsable de l’information. Pour chaque connexion, nous définissons ce qui circule, comment les dossiers sont associés, ce qui est vérifié et qui intervient en cas d’échec.
Source et destination : Un système crée le dossier approuvé. Un autre reçoit seulement l’information dont il a besoin.
Correspondance des dossiers : Les projets, fournisseurs, personnes, contrats, codes de coûts et statuts doivent correspondre entre les systèmes.
Moment : L’information circule lors d’un événement d’affaires défini, selon un calendrier convenu ou à la suite d’une demande approuvée.
Erreurs : Les dossiers invalides restent visibles, sont attribués à un responsable et peuvent être corrigés sans changements cachés.
Responsabilité : Des responsables d’affaires et techniques nommés vérifient que la connexion fonctionne et que l’information est complète.
Un responsable d’affaires et un responsable technique sont nommés pour chaque solution en production.
Les changements de développement, test et production suivent un parcours visible avec preuve d’acceptation.
Les permissions, connexions et identités automatisées sont revues et entretenues délibérément.
La technologie devient utile seulement après que l’entreprise a convenu du processus, de l’information, du responsable et de la décision que le système doit soutenir.
Le mandat a défini les exigences et les besoins d’intégration entre les finances, les projets, l’équipement, l’approvisionnement et le chantier avant la sélection de la plateforme.
Le mandat a identifié des possibilités d’IA que l’entreprise pouvait réellement soutenir et les a reliées aux données, aux responsabilités et aux changements nécessaires dans le travail des équipes.
Microsoft 365 est déjà en place, mais Teams, SharePoint, Power Platform ou Power BI ne soutiennent pas encore un processus clair entre le chantier et le bureau.
Une conception pratique qui définit le processus, l’information, les responsabilités, les contrôles, l’automatisation, les rapports, l’ordre de déploiement et la formation nécessaire.
Ce qui doit être configuré, automatisé ou connecté, ce qui doit rester dans l’ERP ou la plateforme de projet et quel problème de processus ou de responsabilité doit être réglé en premier.
Présentez-nous un processus entre le chantier et le bureau qui dépend encore du courriel, de feuilles de calcul ou de la double saisie. Nous vous aiderons à déterminer ce qui doit être normalisé, contrôlé, automatisé ou connecté avant d’ajouter un autre outil.