Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 3 août 2024

1. Objet et portée

Boris & Associates Inc. est une firme de consultation spécialisée dans la transformation des entreprises de construction. Nous aidons les entrepreneurs en construction, les gestionnaires de construction, les promoteurs, les organisations d'ingénierie et de projets d'immobilisations, ainsi que les entreprises de technologie de la construction à améliorer leurs structures organisationnelles, leurs processus, leur gouvernance, leurs systèmes, leurs données, leurs rapports et leurs capacités d'adoption.

La présente politique de confidentialité explique comment Boris & Associates Inc., désignée sous les noms de « Boris & Associates », « BAI », « nous » ou « notre », recueille, utilise, divulgue, conserve, transfère et protège les renseignements personnels.
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La présente politique de confidentialité s'applique lorsque vous :
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Visitez borisai.co;
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Soumettre un formulaire sur notre site Web ou notre page d’atterrissage;

Demander des renseignements sur nos services;

Planifier un appel de découverte ou une autre réunion;

Communiquer avec notre réceptionniste IA

Nous appeler ou nous envoyer un message texte;
Communiquer par courriel;
Postuler pour un emploi ou une occasion de consultation;
Soumettre une demande de partenariat ou de fournisseur;
Participer à une consultation avant de signer un contrat; ou

Communiquer avec nous de toute autre manière dans un contexte non régi par une entente de confidentialité distincte.
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Les mandats de consultation peuvent être assujettis à des conditions supplémentaires en matière de confidentialité, de protection des données, de cybersécurité ou de traitement des données, lesquelles sont énoncées dans une entente-cadre de services, un énoncé des travaux, une entente de non-divulgation ou une entente de traitement des données.

2. Responsabilité à l’égard des renseignements personnels

Boris & Associates est responsable des renseignements personnels sous son contrôle, y compris les renseignements traités en son nom par des fournisseurs de services autorisés.

Notre responsable de la protection de la vie privée supervise nos pratiques de gestion de la confidentialité, sous réserve des délégations permises par la loi.

Les questions et demandes concernant la protection de la vie privée peuvent être adressées à :

Samantha Spinelli
Avocate générale et responsable de la protection de la vie privée
Boris & Associates Inc.
Courriel : samantha.spinelli@borisai.co
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3. Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements personnels recueillis dépendent de la façon dont vous interagissez avec nous.

Coordonnées et renseignements sur l’identité

Nous pouvons recueillir :

Prénom et nom de famille;

Adresse courriel professionnelle ou personnelle;

Numéro de téléphone ou de cellulaire;

Adresse postale ou professionnelle;

Ville, province, État et pays;

Préférence linguistique; et

Fuseau horaire.

Informations professionnelles et organisationnelles

Nous pouvons recueillir :

Entreprise ou organisation;
Titre de poste;
Service;
Responsabilités professionnelles;
Secteur d'activité;
Empreinte géographique;
Taille approximative de l'organisation;
Informations sur le projet ou le mandat;
Systèmes technologiques actuels;
Exigences d'affaires;
Défis opérationnels;
Résultats souhaités;
Exigences d'approvisionnement;
Informations sur la demande de propositions (DP) ou la demande de prix (DPrix);
Échéancier du projet; et
Source de référence.

Informations sur les communications

Nous pouvons recueillir :

Soumissions de formulaires Web;
Correspondance par courriel;
Informations téléphoniques et de messagerie vocale;
Messages texte;
Notes de réunion;
Enregistrements d’appels lorsque la loi le permet;
Transcriptions d’appels;
Sommaires d’appels générés par IA;
Informations de planification;
Demandes de soutien;
Questions et commentaires; et
Préférences de communication.

Informations sur le site Web et l’appareil

Nous pouvons recueillir automatiquement :

Adresse de protocole Internet;
Localisation approximative déterminée à partir d’une adresse IP;
Type de navigateur;
Type d’appareil;
Système d'exploitation;
Source de référence;
Pages consultées;
Liens sélectionnés;
Date et heure d'accès;
Durée de la session;
Identifiants de témoins et de préférences; et
Informations sur la performance et l'interaction avec le site Web.

Informations de recrutement

Lorsque vous postulez à un emploi ou à une occasion de consultation, nous pouvons recueillir :

Curriculum vitæ;
Antécédents professionnels;
Formation;
Qualifications professionnelles;
Compétences;
Lieu;
Profil LinkedIn;
Informations sur l'autorisation de travail;
Informations sur l'entrevue;
Références, le cas échéant; et
Tout autre renseignement que vous soumettez volontairement.

Ne fournissez pas de renseignements personnels protégés ou hautement sensibles, à moins qu’ils ne soient expressément demandés et raisonnablement nécessaires.

Renseignements sur les fournisseurs et les partenaires

Nous pouvons recueillir :

Renseignements sur l’entreprise et ses représentants;
Descriptions de produits ou de services;
Propositions de partenariat;
Pertinence pour l’industrie de la construction;
Couverture géographique;
Capacités commerciales et techniques;
Renseignements sur le site Web; et
Communications concernant une relation potentielle.

4. Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels :

Directement auprès de vous;
Par une organisation que vous représentez;
Par une personne qui vous recommande ou vous présente;
Par l’entremise de sources professionnelles publiques;
Par l’entremise de notre site Web;
Par l’entremise de notre réceptionniste IA et de nos systèmes téléphoniques;
Par l'entremise de plateformes de planification de réunions;
Par l'entremise de plateformes de courriel et de messagerie texte;
Par l'entremise de plateformes de vidéoconférence;
Par l'entremise de technologies d'analyse et de témoins;
Par l'entremise de plateformes de recrutement;
Auprès de clients existants, le cas échéant; et
Auprès de fournisseurs de services agissant en notre nom.

Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels par des moyens illégaux ou trompeurs.

5. Pourquoi nous utilisons des renseignements personnels

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour :

Répondre aux demandes de renseignements;
Expliquer nos services;
Évaluer la pertinence de nos services;
Qualifier les occasions de consultation potentielles;
Planifier les appels de découverte et autres réunions;
Préparer les consultations;
Communiquer avec les clients actuels et potentiels;
Élaborer des propositions et des documents de mandat;
Gérer les mandats de consultation;
Entretenir des relations professionnelles et avec la clientèle;
Répondre aux demandes de propositions et aux opportunités d’approvisionnement;
Évaluer les propositions de fournisseurs et de partenaires;
Traiter les candidatures à un emploi ou à un contrat de consultation;
Tenir des dossiers commerciaux;
Améliorer notre site Web et nos communications;
Mesurer la performance du site Web;
Protéger la sécurité de nos systèmes;
Prévenir la fraude, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé;
Se conformer aux exigences contractuelles et légales;
Établir, exercer ou défendre des droits juridiques;
Obtenir des conseils professionnels;
Réaliser des opérations commerciales; et
Envoyer des communications marketing lorsque la loi le permet.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la communication aux fins qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriées dans les circonstances, ainsi qu’aux fins autrement permises ou exigées par la loi.

6. Consentement et autres traitements autorisés

Lorsque le consentement est requis, nous obtenons un consentement significatif et approprié pour :

La sensibilité des renseignements;
La finalité de la collecte;
La méthode de collecte;
Les attentes raisonnables de la personne; et
Exigences légales applicables.

Le consentement peut être exprès ou tacite lorsque la loi le permet.

Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve d'un préavis raisonnable et de restrictions légales ou contractuelles. Le retrait peut nuire à notre capacité de répondre à une demande, de maintenir un canal de communication ou de fournir un service demandé.

Nous pouvons également recueillir, utiliser, conserver ou divulguer des renseignements sans consentement lorsque la loi l'autorise ou l'exige.

7. Réceptionniste IA, enregistrement et transcription des appels

Boris & Associates peut utiliser une réceptionniste assistée par IA et des technologies téléphoniques connexes pour :

Répondre aux appels;
Comprendre le motif d'un appel;
Fournir des renseignements généraux approuvés;
Acheminer les appels;
Recueillir les renseignements sur l'appelant;
Planifier des consultations;
Préparer des résumés d'appels;
Soutenir le suivi; et
Conserver un registre approprié des communications d'affaires.

Selon la configuration et les lois applicables, les appels peuvent être enregistrés, transcrits, résumés ou analysés.

Lorsqu'un appel sera enregistré ou transcrit, nous fournirons un avis approprié au début ou vers le début de l'appel et préciserons les fins visées.

Les renseignements traités peuvent inclure :

La voix de l'appelant;
Numéro de téléphone;
Nom et entreprise ;
Motif de l'appel ;
Informations professionnelles fournies volontairement ;
Transcription de l'appel ;
Résumé de l'appel ;
Informations de planification ;
Décisions d'acheminement des appels ; et
Métadonnées techniques de l'appel.

La réceptionniste IA est destinée à soutenir la communication administrative et la planification. Elle n'est pas conçue pour prendre des décisions ayant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires concernant l'emploi, le crédit, l'admissibilité, les contrats ou l'accès aux services essentiels.

Toute personne ne souhaitant pas interagir avec une réceptionniste IA ou participer à l'enregistrement ou à la transcription peut demander un autre mode de communication raisonnablement accessible, comme le courriel.

8. Appels de découverte et plateformes de planification

Lorsque vous planifiez un appel de découverte ou une autre réunion, nous pouvons recueillir :

Nom ;
Entreprise ;
Titre de poste ;
Courriel ;
Numéro de téléphone ;
Fuseau horaire ;
Heure de réunion sélectionnée ;
Objet de la réunion ;
Défi commercial;
Résultat souhaité; et
Tout autre renseignement inclus dans le formulaire de planification.

Nous et notre fournisseur de services de planification pouvons traiter ces renseignements pour :

Afficher les disponibilités pour les réunions;
Créer la réunion;
Envoyer des messages de confirmation et de rappel;
Reporter ou annuler la réunion;
Prévenir les conflits d'horaire; et
Préparez-vous à la discussion.

La soumission d'un formulaire de planification ne crée pas de mandat de consultation.

9. Messagerie texte et renseignements mobiles

Lorsque vous fournissez un numéro de téléphone mobile et consentez expressément à recevoir des messages texte, nous pouvons vous envoyer :

Réponses aux demandes de renseignements;
Confirmations de consultation;
Rappels de rendez-vous;
Modifications d'horaire;
Renseignements commerciaux demandés;
Communications liées au service à la clientèle; et
Messages de marketing ou promotionnels lorsque vous y avez consenti séparément.

La fréquence des messages peut varier. Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer.

Le consentement à recevoir des messages texte de marketing n'est pas une condition pour acheter ou recevoir des services.

Vous pouvez vous désabonner en tout temps en répondant STOP. Vous pouvez répondre HELP pour obtenir de l'aide ou contacter info@borisai.co.

À la suite d'une demande de désabonnement, nous pouvons envoyer un dernier message confirmant que la demande a été traitée.

Aucune information mobile ne sera partagée avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion.

Les données d'adhésion et de consentement relatives à l'envoi de messages texte ne seront partagées avec aucun tiers à leurs propres fins.

Les fournisseurs strictement nécessaires à la transmission ou à la gestion de nos messages peuvent traiter des informations mobiles en notre nom. Ils ne sont pas autorisés à les utiliser à leurs propres fins de marketing ou de promotion.

Nous ne vendons, ne louons et ne fournissons pas de numéros de téléphone mobile ou de dossiers de consentement aux messages texte à des tiers ou à des sociétés affiliées pour leur propre marketing.

10. Courriels de marketing et messages électroniques commerciaux

Lorsque la loi le permet, nous pouvons envoyer des communications concernant :

Services de Boris & Associés;
Transformation des entreprises de construction;
Événements d'affaires;
Matériel éducatif;
Rapports;
Articles;
Webinaires;
Consultations; et
Mises à jour professionnelles pertinentes.

Les messages électroniques commerciaux incluront les renseignements d'identification et un mécanisme de désabonnement lorsque requis.

Vous pouvez vous désabonner en :

En sélectionnant le lien de désabonnement dans le message; ou
Contacter info@borisai.co.

Le désabonnement aux messages marketing ne nous empêche pas d'envoyer des communications transactionnelles, contractuelles, de planification, de sécurité ou liées au service.

Nous conservons des registres des consentements et des demandes de désabonnement dans la mesure raisonnablement nécessaire pour démontrer notre conformité.

11. Témoins et technologies similaires

Nous pouvons utiliser des témoins, des pixels, le stockage local et des technologies connexes pour :

Fonctionnement essentiel du site Web;
Sécurité;
Gestion des préférences;
Analytique du site Web;
Mesure de la performance;
Fonctionnalité des formulaires;
Intégrations de planification; et
Mesure marketing, lorsque activée.

Technologies essentielles

Les technologies essentielles assurent la sécurité, la navigation, les formulaires, les préférences et les fonctions de base du site Web.

Technologies d'analyse

Les technologies d'analyse nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site et à améliorer son contenu, sa performance et sa convivialité.

Technologies de publicité ou de ciblage

Les technologies de publicité ou de ciblage ne seront utilisées que lorsqu'elles sont activées et permises par la loi applicable.

Lorsque le consentement est requis, les technologies non essentielles ne seront pas activées tant que le choix approprié n'aura pas été effectué.

Les utilisateurs disposeront de moyens raisonnables pour gérer ou désactiver les technologies non essentielles lorsque cela est requis.

Les paramètres du navigateur peuvent également permettre de bloquer ou de supprimer les témoins, bien que cela puisse nuire au fonctionnement du site.

12. Comment nous divulguons les renseignements personnels

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels aux employés et aux représentants autorisés qui en ont raisonnablement besoin aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

Nous pouvons également faire appel à des fournisseurs de services pour :

Hébergement de sites Web;
Stockage infonuagique;
Cybersécurité;
Services téléphoniques;
Services de réceptionniste par IA;
Transcription d'appels;
Messagerie texte;
Envoi de courriels;
Planification de réunions;
Vidéoconférence;
Gestion de la relation client;
Analytique de site Web;
Gestion documentaire;
Recrutement;
Comptabilité;
Services juridiques; et
Autres fonctions professionnelles ou administratives.

Les fournisseurs de services sont tenus de traiter les renseignements uniquement aux fins autorisées et de maintenir des mesures de confidentialité et de sécurité appropriées.

Nous pouvons également divulguer des renseignements :

Avec votre directive ou votre consentement;
À une organisation que vous représentez;
À des conseillers professionnels;
Pour enquêter sur des fraudes ou des incidents de sécurité;
Pour établir ou défendre des droits juridiques;
Pour se conformer à une ordonnance judiciaire, une assignation, un mandat ou une demande gouvernementale légitime;
Lorsque la loi l'exige ou le permet;
Pour protéger la sécurité d'une personne;
Dans le cadre d'une fusion, d'un financement, d'une réorganisation, d'une vente ou d'un transfert d'actifs commerciaux; ou
Tel qu'autrement décrit au moment de la collecte.

Boris & Associates ne vend pas de renseignements personnels.

Toutes les catégories de partage d'informations décrites ci-dessus excluent les données d'adhésion de l'expéditeur de messages texte et le consentement à une utilisation à des fins de marketing ou de promotion par des tiers ou des sociétés affiliées.

13. Traitement et stockage transfrontaliers

Boris & Associates exerce ses activités au Canada et aux États-Unis et peut faire appel à des fournisseurs de services situés dans l'un ou l'autre de ces pays ou dans d'autres juridictions.

Les renseignements personnels peuvent donc être traités ou stockés à l'extérieur de votre province, État ou pays, notamment au Canada et aux États-Unis.

Les renseignements traités dans une autre juridiction peuvent être assujettis aux lois de cette juridiction et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes de réglementation, aux gouvernements ou aux autorités chargées de l'application de la loi lorsque la loi l'autorise.

Avant de transférer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec lorsque cela est requis, nous évaluons les considérations pertinentes en matière de confidentialité et de sécurité et établissons les garanties contractuelles ou autres mesures appropriées.

Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le traitement transfrontalier concernant vos renseignements.

14. Renseignements confidentiels sur les clients et les projets

Un formulaire sur un site Web public, un formulaire d'appel de découverte, une adresse courriel générale ou un réceptionniste IA ne devraient pas être utilisés pour transmettre :

Secrets commerciaux;
Communications protégées par le secret professionnel;
Renseignements classifiés;
Données assujetties à des contrôles à l'exportation;
Identifiants de sécurité détaillés;
Renseignements personnels sur la santé;
Renseignements relatifs aux cartes de paiement;
Numéros d'identification gouvernementaux; ou
Documents de projet confidentiels non approuvés pour ce mode de transmission.

Dès l'entrée en vigueur d'un contrat de consultation ou de confidentialité, les renseignements du client seront également traités conformément à cette entente.

Les renseignements sur les projets des clients ne sont pas utilisés pour des études de cas publiques, des témoignages ou à des fins de marketing, sauf s'ils sont autorisés ou anonymisés de manière appropriée.

15. Conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour :

La finalité commerciale déterminée;
Une relation de consultation active ou potentielle;
L'administration des contrats;
Les dossiers de consentement et de communication;
La sécurité;
Les obligations juridiques, fiscales, comptables, d'assurance et réglementaires;
La résolution de litiges; et
L'établissement ou la défense de droits juridiques.

Les périodes de conservation varient selon la catégorie de renseignements et le contexte.

Par exemple :

Les dossiers des demandes courantes peuvent être conservés tant que l'occasion demeure active et pour une période de suivi raisonnable;
Les enregistrements et les transcriptions d'appels sont conservés conformément à un calendrier de conservation opérationnel approuvé;
Les dossiers des clients peuvent être conservés pendant la durée du mandat et pour une période de conservation juridique et professionnelle appropriée;
Les dossiers de consentement et de retrait en matière de marketing peuvent être conservés à titre de preuve de conformité;
Les renseignements liés au recrutement peuvent être conservés pour les occasions actuelles et raisonnablement prévisibles; et
Les journaux de sécurité peuvent être conservés pour une période appropriée aux fins d'enquête et de sécurité.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont supprimés, détruits ou anonymisés de façon sécuritaire, sous réserve des contraintes juridiques et techniques.

16. Sécurité

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables, adaptées à la sensibilité et au contexte des renseignements.

Les mesures de protection peuvent inclure :

Contrôles d'accès;
Authentification;
Chiffrement lorsque approprié;
Services infonuagiques sécurisés;
Autorisations basées sur les rôles;
Obligations de confidentialité;
Surveillance de la sécurité;
Contrôles de sauvegarde;
Évaluation des fournisseurs;
Contrôles de conservation;
Procédures de réponse aux incidents; et
Pratiques d'élimination sécurisée.

Aucun système électronique, site Web, méthode de transmission ou environnement de stockage ne peut être garanti comme étant entièrement sécurisé.

17. Incidents liés à la protection des renseignements personnels

Nous maintenons des procédures pour évaluer et réagir aux incidents liés à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels.

Lorsque la loi l'exige, nous pouvons :

Enquêter sur l'incident;
Prendre des mesures d'atténuation raisonnables;
Tenir un registre des incidents;
Aviser les personnes concernées;
Aviser les organismes de réglementation compétents; et
Aviser d'autres organisations susceptibles de réduire le risque de préjudice.

18. Vos droits en matière de protection de la vie privée

Selon votre lieu de résidence et la loi applicable, vous pourriez avoir le droit de :

Demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet;
Demander l'accès;
Demander une correction;
Demander la suppression, le cas échéant;
Retirer votre consentement;
S'opposer à certaines utilisations ou en restreindre la portée;
Demander des renseignements sur les divulgations;
Demander des renseignements concernant le traitement transfrontalier;
Demander des renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé, le cas échéant;
Demander la cessation de la diffusion ou le déréférencement dans les circonstances reconnues par la loi;
Refuser les communications marketing;
Contester la conformité à la présente politique de confidentialité; et
Déposer une plainte auprès d'une autorité de protection de la vie privée compétente.

Certains droits peuvent être assujettis à une vérification d'identité, à des exceptions légales, à des privilèges, à des obligations de confidentialité, à des exigences de conservation des dossiers et aux droits d'autres personnes.

Nous ne ferons aucune discrimination à l'égard d'une personne qui exerce un droit à la vie privée protégé par la loi.

19. Exercice de vos droits

Une demande relative à la vie privée doit inclure :

Votre nom;
Vos coordonnées;
La nature de la demande;
L'interaction pertinente avec Boris & Associates; et
Suffisamment d'informations pour localiser les dossiers concernés.

Envoyez vos demandes à :

Samantha Spinelli
Avocate générale et responsable de la protection de la vie privée
Courriel : samantha.spinelli@borisai.co
Téléphone : (877) 814-5498

Nous pouvons demander des renseignements raisonnables pour vérifier l'identité et l'autorité du demandeur.

Les mandataires autorisés peuvent soumettre des demandes lorsque la loi le permet, sous réserve d'une vérification appropriée.

Si nous ne pouvons pas répondre entièrement à une demande, nous en expliquerons la raison lorsque la loi l'exige.

20. Enfants

Le site et nos services de consultation sont destinés aux entreprises et aux utilisateurs professionnels âgés d'au moins 18 ans.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants par l'entremise du site.

Si nous apprenons que des renseignements personnels concernant un enfant ont été recueillis sans autorisation appropriée, nous prendrons les mesures raisonnables pour les supprimer.

21. Sites Web de tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites Web et des plateformes de tiers.

Nous ne contrôlons pas les tiers indépendants et ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité, de sécurité, de contenu ou de leurs pratiques commerciales.

Veuillez consulter la politique de confidentialité du tiers concerné avant de soumettre des renseignements personnels.

22. Modifications à la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité pour refléter les changements dans :

Nos services;
Technologie;
Fournisseurs;
Pratiques en matière de données;
Exigences légales; ou
Activités commerciales.

La date d'entrée en vigueur sera mise à jour lors de toute révision.

Les changements importants s'appliqueront de façon prospective. Nous n'utiliserons pas rétroactivement les renseignements personnels recueillis précédemment à des fins sensiblement différentes sans fournir d'avis ou obtenir le consentement requis.

Nous pourrions fournir un avis supplémentaire concernant tout changement important par l'entremise du Site, par courriel ou par tout autre moyen approprié.

23. Langue

Une version française complète de la présente politique de confidentialité sera mise à la disposition des utilisateurs du Québec.

La version française de la présente politique de confidentialité est disponible sur le Site.

24. Contact et plaintes

Les questions, préoccupations, demandes ou plaintes peuvent être adressées à :

Samantha Spinelli
Avocate générale et responsable de la protection de la vie privée
Boris & Associates Inc.
Courriel : samantha.spinelli@borisai.co
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Vous pourriez également avoir le droit de communiquer avec l'organisme de réglementation de la protection de la vie privée responsable de votre territoire.

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